Documentazione matricolare militare, nuove regole per l’accesso: la Difesa aggiorna la circolare su DUM, privacy e FOIA

Il Ministero della Difesa aggiorna le regole sull’accesso alla documentazione matricolare del personale militare delle Forze armate e dell’Arma dei carabinieri. Con la circolare della Direzione Generale per il Personale Militare, firmata dal Direttore generale Gen. D.A. Fabio Sardone e registrata il 29 maggio 2026, vengono fissate indicazioni operative per militari in servizio, personale in congedo, eredi, amministrazioni pubbliche e soggetti terzi.

Il documento abroga e sostituisce la precedente circolare richiamata con f.n. DGPM/V/1809/D91/G.L. del 10 ottobre 2001, armonizzando la materia con il quadro normativo vigente: dalla legge 241/1990 sul diritto di accesso al GDPR, dal Codice dell’ordinamento militare al TUOM, fino al D.Lgs. 33/2013 sull’accesso civico generalizzato.

Che cos’è il Documento unico matricolare e perché è così delicato

Al centro della circolare c’è il Documento unico matricolare, il cosiddetto DUM. Si tratta del documento che raccoglie i dati matricolari del militare e riunisce le informazioni relative al servizio prestato, con effetti su reclutamento, formazione, stato giuridico, avanzamento, impiego e trattamento economico del personale militare in servizio e in quiescenza.

Il servizio matricolare registra, anche tramite sistemi informatici, eventi, situazioni e fatti previsti dalla normativa militare. Ma il punto sensibile è un altro: nel DUM possono comparire dati identificativi diretti e indiretti, dati particolari e dati giudiziari.

Per questo, la Difesa chiarisce che il diritto di accesso documentale deve essere bilanciato con la tutela della riservatezza dei soggetti interessati. Tradotto: il DUM non è un fascicolo qualunque, e l’accesso non può diventare una scorciatoia per ottenere informazioni personali non necessarie.

Chi può chiedere l’accesso alla documentazione matricolare

La circolare individua tre categorie di soggetti legittimati a presentare richiesta di accesso.

La prima è l’interessato, cioè il militare, in servizio o in congedo, al quale i documenti si riferiscono direttamente.

La seconda riguarda eredi o aventi causa, che devono però dimostrare il titolo legale e indicare la motivazione della richiesta.

La terza comprende i soggetti terzi, persone fisiche o giuridiche, che possono accedere solo se dimostrano un interesse diretto, concreto e attuale, collegato a una situazione giuridicamente tutelata e connessa al documento richiesto.

È questo uno dei passaggi più rilevanti della nuova disciplina: non basta la curiosità, non basta una generica esigenza informativa, non basta invocare in astratto la trasparenza. Serve un interesse giuridico preciso.

Come deve essere presentata l’istanza di accesso

L’istanza di accesso deve essere motivata e specifica. La richiesta deve consentire all’amministrazione di individuare con precisione il documento richiesto e la ragione per cui se ne chiede l’accesso.

Nella domanda devono essere indicati:

• le generalità complete del richiedente e l’indirizzo;
• eventuale numero di telefono o indirizzo e-mail;
• la denominazione dell’ente nel cui interesse è esercitato l’accesso, se si tratta di persona giuridica;
• i poteri rappresentativi del soggetto che presenta la richiesta;
• l’interesse diretto, concreto e attuale collegato al documento;
• i documenti oggetto della richiesta e gli elementi utili alla loro identificazione;
• la modalità di accesso richiesta: visione, copia semplice o copia conforme all’originale;
• data e sottoscrizione.

Alla domanda deve essere allegata copia della carta d’identità o di altro documento equipollente. Se il richiedente agisce per conto di una persona giuridica o di un ente, deve essere allegata anche la documentazione che attesta tale qualità.

PEC, raccomandata, comando o URP: le modalità di invio

La richiesta può essere trasmessa attraverso diversi canali. La circolare prevede la presentazione:

• tramite posta elettronica certificata;
• tramite raccomandata con ricevuta di ritorno;
• al Comando o Ente presso cui presta servizio il richiedente;
• personalmente all’Ufficio Relazioni con il Pubblico della DGPM.

Nel caso in cui l’istanza venga presentata al Comando o Ente di appartenenza, quest’ultimo deve trasmetterla senza ritardo alla competente unità organizzativa della Direzione Generale per il Personale Militare.

Un dettaglio non secondario riguarda i tempi: la decorrenza per la definizione dell’istanza parte dal giorno in cui la domanda viene assunta a protocollo dalla DGPM.

A chi inviare la richiesta in base alla Forza armata

La circolare distingue le competenze in base alla Forza armata o all’Arma di appartenenza del militare a cui si riferisce la documentazione.

Le istanze devono essere indirizzate a:

• DGPM – 6ª Divisione Documentazione Esercito e Arma dei carabinieri, per i profili autorizzativi, mentre il rilascio è curato dai rispettivi CNA;
• DGPM – 7ª Divisione Documentazione Marina;
• DGPM – 8ª Divisione Documentazione Aeronautica.

Questa ripartizione diventa essenziale soprattutto nei casi in cui la richiesta non provenga direttamente dall’interessato o quando sia necessario un atto autorizzativo della DGPM.

Militari in servizio: accesso autonomo al DUM, ma attenzione alle copie opponibili a terzi

Per il personale militare in servizio, la circolare conferma che non esiste una preclusione generale all’accesso alla propria documentazione matricolare. Ogni militare può accedere alla propria posizione secondo le modalità previste dalla Forza armata di appartenenza.

Per Esercito e Arma dei carabinieri, il militare può visionare, salvare o stampare il documento in autonomia attraverso i sistemi SIGE e SIGMA. Se però serve una copia opponibile a terzi, l’istanza deve essere indirizzata direttamente al CNA di riferimento, senza necessità di autorizzazione della DGPM.

Per la Marina, il militare può consultare, salvare o stampare il documento tramite SIMPERS. La copia opponibile a terzi deve invece essere richiesta, tramite il Comando o Ente di appartenenza, alla DGPM – 7ª Divisione Documentazione Marina.

Per l’Aeronautica, l’accesso autonomo avviene tramite SIRIUM. Anche in questo caso, la copia opponibile a terzi va richiesta tramite il Comando o Ente di appartenenza alla DGPM – 8ª Divisione Documentazione Aeronautica.

Militari in congedo: procedure diverse per Esercito, Marina, Aeronautica e Carabinieri

Per il personale in congedo, le regole cambiano in base alla Forza armata o all’Arma.

Per l’Esercito, l’interessato deve inviare l’istanza all’Ufficio Documentale dell’Esercito competente per residenza all’atto del congedo. Non è richiesta l’autorizzazione della DGPM per l’eventuale rilascio.

Per la Marina, la richiesta deve essere inviata alla DGPM – 7ª Divisione Documentazione Marina.

Per l’Aeronautica, l’istanza deve essere inoltrata, tramite il Comando di Regione Aerea competente per territorio all’atto del congedo, alla DGPM – 8ª Divisione Documentazione Aeronautica.

Per l’Arma dei carabinieri, la circolare introduce una distinzione temporale netta:

• chi è stato posto in congedo prima del 1° aprile 2001 deve inviare la richiesta all’Ufficio Documentale dell’Esercito competente per residenza all’atto del congedo;
• chi è stato posto in congedo dal 1° aprile 2001 deve rivolgersi al CNA CC – Ufficio Matricola.

Anche per queste istanze non è necessaria l’autorizzazione della DGPM per l’eventuale rilascio.

Quando la DGPM può dire no alla richiesta del DUM

La circolare chiarisce che la DGPM procederà al diniego quando l’interessato chieda il DUM indicando motivazioni riconducibili ai normali rapporti di collaborazione e scambio dati tra pubbliche amministrazioni.

Il riferimento è alle modifiche introdotte dall’articolo 15, comma 1, della legge 183/2011 e alle successive previsioni normative. Il senso è chiaro: se una pubblica amministrazione deve acquisire dati per le proprie finalità istituzionali, non può scaricare sul cittadino o sul militare l’onere di procurarsi certificazioni o documentazione quando esistono canali amministrativi e obblighi di acquisizione d’ufficio.

Richieste da organi della Difesa e soggetti pubblici: serve l’autorizzazione della DGPM

Le richieste provenienti da Organi centrali dello Stato, Difesa, Organi giudiziari, altre amministrazioni o soggetti pubblici devono essere autorizzate dalla DGPM. Il rilascio materiale resta invece a cura dell’ente che detiene la documentazione matricolare.

La richiesta deve sempre indicare la finalità istituzionale per cui è necessario ottenere il DUM. La circolare richiama il principio secondo cui i soggetti pubblici possono trattare dati personali e particolari solo quando ciò sia necessario per l’assolvimento dei propri compiti istituzionali.

La Difesa distingue due scenari.

Nel caso di richieste provenienti da Amministrazioni centrali dello Stato o della Difesa, Organi giudiziari o polizia giudiziaria, la documentazione matricolare aggiornata e validata viene rilasciata integralmente, senza omissioni, per l’esercizio delle finalità istituzionali.

Nel caso di altre amministrazioni, soggetti pubblici o titolari di pubblico servizio, le istanze saranno valutate caso per caso. I dati potranno essere filtrati in base al principio di minimizzazione dei dati personali. La copia rilasciata per uso esclusivo d’ufficio potrà quindi essere integrale oppure limitata a uno stralcio, in relazione al soggetto richiedente e alla finalità dichiarata.

Accesso da parte di privati: il nodo tra difesa e privacy

Uno dei passaggi più delicati riguarda le richieste avanzate da terzi privati, spesso per finalità difensive. La circolare riconduce queste domande all’accesso documentale ordinario, da trattare nel rispetto della legge 241/1990 e del D.P.R. 184/2006.

La linea indicata dalla Difesa è prudente ma non blindata. Il terzo potrebbe avere interesse a conoscere l’esistenza di determinati eventi presenti nella documentazione matricolare, senza però accedere a dettagli non necessari.

Quando lo stralcio di interi quadri rischia di compromettere le esigenze difensive del richiedente, la circolare ritiene opportuno procedere alla produzione integrale del DUM, ma con l’oscuramento dei dati particolari o non necessari.

Gli esempi indicati sono espliciti: possono essere oscurati il gruppo sanguigno, i nomi di figli minorenni, la specifica indicazione di patologie nelle vicende sanitarie e altri elementi non pertinenti.

La logica è quella del bilanciamento: da una parte il diritto di difesa, dall’altra la privacy. Ma il criterio operativo resta il principio di minimizzazione dei dati.

Dati personali e dati particolari: limiti di 50 e 70 anni

La circolare richiama anche l’articolo 1050 del TUOM, che sottrae all’accesso, per 50 anni, le informazioni la cui conoscenza possa ledere il diritto alla riservatezza dei soggetti interessati.

Il termine sale a 70 anni quando i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare, in base al D.Lgs. 42/2004.

È un passaggio che pesa: la documentazione matricolare non è solo un archivio amministrativo, ma può contenere informazioni estremamente sensibili. Per questo la DGPM rivendica la competenza a valutare la congruità delle situazioni giuridicamente rilevanti indicate dai terzi richiedenti.

Visione integrale per autorità centrali e superiori gerarchici

La circolare conferma che la visione integrale dei documenti matricolari di qualsiasi militare è consentita alle Autorità centrali di ciascuna Forza armata e dell’Arma dei carabinieri.

La stessa facoltà è riconosciuta ai superiori gerarchici dai quali il militare dipende per l’impiego.

Si tratta di un accesso interno, connesso alla catena gerarchica e alle esigenze funzionali dell’amministrazione militare.

Accesso civico generalizzato: il FOIA resta generalmente escluso

La nuova circolare dedica un passaggio specifico all’accesso civico generalizzato, il cosiddetto FOIA, previsto dall’articolo 5, comma 2, del D.Lgs. 33/2013.

In linea generale, il FOIA consente a chiunque di accedere a dati e documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, per favorire il controllo diffuso sulle funzioni istituzionali e sull’uso delle risorse pubbliche.

Ma per la documentazione matricolare militare la Difesa pone un argine netto: questa forma di accesso è da ritenersi generalmente esclusa, perché la divulgazione del contenuto potrebbe arrecare un pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali di terzi, ai sensi dell’articolo 5-bis, comma 2, del D.Lgs. 33/2013.

L’istanza FOIA, se presentata, deve essere comunque indirizzata alla Divisione Documentazione della DGPM competente per Forza armata o Arma dei carabinieri.

Privacy, trasparenza e difesa: la stretta della Difesa sul fascicolo matricolare

La circolare segna un aggiornamento rilevante nella gestione della documentazione matricolare militare. Da un lato viene confermato il diritto del militare ad accedere alla propria documentazione; dall’altro viene rafforzato il controllo sulle richieste provenienti da terzi, amministrazioni e soggetti pubblici.

Il messaggio della Difesa è netto: il DUM può essere consultato e rilasciato, ma non può essere trattato come un documento neutro. Dentro ci sono dati personali, sanitari, familiari, giudiziari e professionali. Informazioni che raccontano la carriera militare, ma anche parti delicate della vita privata.

La nuova disciplina punta quindi a una doppia tutela: accesso sì, ma motivato; trasparenza sì, ma non a scapito della riservatezza.