Un ufficio facilmente riconoscibile, due dipendenti dedicati e un punto di riferimento al quale rivolgersi per non perdersi tra procedure, modulistica e competenze dei diversi settori comunali. A quasi due anni dalla sua istituzione, l’Ufficio Relazioni con il Pubblico di Velletri rappresenta indubbiamente una bella realtà per la città e, soprattutto, un servizio prezioso per i cittadini.
A ricordarne l’importanza è stato il sindaco Ascanio Cascella, che ha definito l’URP «la casa dei cittadini all’interno del Comune», ripercorrendo le ragioni che portarono l’Amministrazione ad attivare uno sportello che, se oggi viene dato per scontato, ha rappresentato e rappresenta uno strumento davvero utile per quei cittadini che, spaesati, arrivavano in Comune ed erano costretti a chiedere al primo “passante” dove rivolgersi per espletare un servizio.
La domanda alla quale rispondere era tanto semplice quanto frequente: «A chi devo rivolgermi per risolvere questa esigenza?». Una richiesta che molti cittadini si pongono quando devono confrontarsi con una macchina amministrativa articolata, tra uffici, competenze, procedimenti e scadenze differenti.
È proprio in questo passaggio che l’URP dimostra la propria utilità. Lo sportello rappresenta il primo contatto tra la comunità e il Comune e consente di ricevere informazioni certe, ottenere la modulistica necessaria, chiedere chiarimenti sui bandi e conoscere lo stato o le modalità di un procedimento.
Quando la questione non può essere risolta direttamente, gli operatori ascoltano l’esigenza e indirizzano il cittadino verso il settore competente, evitando passaggi a vuoto, telefonate inutili e perdite di tempo.
«Quando quasi due anni fa abbiamo istituito l’Ufficio Relazioni con il Pubblico di Velletri – ha spiegato Cascella – lo abbiamo fatto per dare risposte immediate e competenti a una domanda fondamentale: “A chi devo rivolgermi per risolvere questa esigenza?”».
L’URP è una bella cosa per Velletri proprio perché rende il Palazzo comunale più vicino e meno dispersivo. Un’Amministrazione, infatti, non viene giudicata soltanto attraverso le opere pubbliche o i grandi progetti, ma anche dalla capacità di accogliere chi entra negli uffici con un dubbio, un problema o una pratica da risolvere.
A fare la differenza è anche il volto umano del servizio. Lo sportello è gestito da Giuliano Evangelisti e Matteo Trovalusci, i due dipendenti comunali ai quali il Sindaco ha rivolto un ringraziamento pubblico per la competenza, la dedizione e il garbo dimostrati quotidianamente.
La fotografia diffusa insieme alla comunicazione mostra i due operatori dietro il bancone dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico, con indosso una polo istituzionale dedicata, sulla quale compaiono la scritta “URP” e lo stemma della Città di Velletri.
Un particolare che potrebbe sembrare secondario, ma che contribuisce invece a rendere il servizio immediatamente identificabile e a trasmettere ai cittadini l’immagine di un ufficio organizzato, riconoscibile e realmente pensato per l’accoglienza. Anche attraverso questi dettagli il Comune può apparire meno distante e più accessibile.
Non si tratta, dunque, soltanto di uno sportello fisico, ma di un modo diverso di concepire il rapporto tra dipendenti pubblici e cittadini: maggiore ascolto, indicazioni comprensibili e la disponibilità ad accompagnare le persone verso la soluzione più appropriata.
Il servizio risulta particolarmente utile per gli anziani, per chi ha meno familiarità con gli strumenti digitali e per coloro che si trovano ad affrontare per la prima volta una determinata pratica. Tuttavia, anche chi utilizza abitualmente i servizi online può avere bisogno di un chiarimento proveniente direttamente dalla fonte ufficiale.
Secondo quanto riferito dal sindaco, nei suoi primi due anni di attività l’URP ha già servito migliaia di cittadini, facendo registrare un indice di gradimento particolarmente elevato. Un dato che conferma quanto fosse sentita l’esigenza di disporre di un punto unico di orientamento all’interno del Palazzo comunale.
«Il valore reale sta nella straordinaria capacità, nella dedizione e nel garbo dei due operatori che gestiscono questo sportello», ha sottolineato Cascella.
Un altro aspetto importante riguarda il contrasto alle informazioni imprecise. Sui social network, nelle chat e attraverso il passaparola circolano spesso indicazioni incomplete o errate su bandi, servizi, scadenze e procedimenti amministrativi. Rivolgersi all’URP consente invece di verificare le notizie direttamente con il Comune.
«Troppo spesso in rete o nei “sentito dire” circolano notizie imprecise o errate che creano inutile confusione – ha osservato il sindaco –. L’URP nasce proprio per questo: per garantire la certezza dell’informazione direttamente dalla fonte ufficiale».
Lo sportello svolge quindi anche una funzione di trasparenza e semplificazione. L’obiettivo è evitare che la complessità burocratica diventi una barriera e assicurare che ogni cittadino possa comprendere quale percorso seguire per ottenere una risposta.
«Per qualsiasi dubbio, necessità o chiarimento, è possibile recarsi allo sportello o contattare l’ufficio, trovando competenza, ascolto e la soluzione giusta», ha aggiunto Cascella.
L’Ufficio Relazioni con il Pubblico si trova nel Palazzo Comunale di Velletri, in piazza Cesare Ottaviano Augusto. Il servizio può essere contattato anche attraverso l’indirizzo di posta elettronica urp@comune.velletri.rm.it.
La presenza di un ufficio dedicato, di un bancone chiaramente identificabile e di dipendenti riconoscibili anche attraverso una polo istituzionale restituisce l’immagine di un servizio al quale è stata attribuita una precisa identità. Una scelta positiva per Velletri, perché rende il Comune più semplice da raggiungere non soltanto fisicamente, ma anche nel rapporto quotidiano con la popolazione.
«Un ringraziamento sincero va a Giuliano Evangelisti e Matteo Trovalusci – ha concluso il sindaco – che ogni giorno rendono la nostra casa comunale un luogo sempre più vicino e accessibile a tutti».
Ed è proprio questa la funzione più importante dell’URP: ricordare che dietro la macchina amministrativa ci sono persone chiamate ad ascoltare altre persone. Quando questo avviene con disponibilità, competenza e cortesia, a beneficiarne sono i cittadini, i dipendenti comunali e l’intera città.
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Daniel Lestini
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