cosa fare entro il 28 febbraio 2027

C’è una scadenza che rischia di passare inosservata tra le partite IVA e che, invece, può bloccare le attività del proprio commercialista: il 28 febbraio 2027. È il termine ultimo di validità delle vecchie deleghe ai servizi online dell’Agenzia delle Entrate e dell’Agenzia delle entrate-Riscossione, quelle già attive alla data del 5 dicembre 2025. Superata quella data, chi non ha provveduto a conferire e attivare la nuova delega unica si troverà con un intermediario che non può più accedere al cassetto fiscale, alle fatture elettroniche o alla situazione debitoria del proprio assistito.

A rimettere il tema al centro è la nuova versione della guida “La delega unica per l’utilizzo dei servizi on line”, pubblicata dall’Agenzia delle Entrate proprio ad agosto 2026. Il documento non introduce regole nuove, ma aggiorna e ordina un quadro operativo che, a otto mesi dall’avvio della procedura, resta poco attenzionato da una parte dei contribuenti.

Che cos’è la delega unica e da quale norma nasce

La delega unica è stata introdotta dall’articolo 21 del decreto legislativo 8 gennaio 2024, n. 1, il cosiddetto decreto Adempimenti, ed è stata regolamentata dal provvedimento del direttore dell’Agenzia delle Entrate del 2 ottobre 2024, poi modificato dal provvedimento del 20 maggio 2025 e seguito da quello del 7 agosto 2025, che ha reso disponibili le funzionalità di comunicazione e ne ha allegato le specifiche tecniche.

Il meccanismo consente, con un’unica operazione, di comunicare i dati delle deleghe rilasciate agli intermediari fiscali per uno o più servizi online delle due Agenzie, unificando anche le scadenze. Prima esistevano modelli distinti per ciascun servizio, con durate diverse: quattro anni per il cassetto fiscale, un anno per i dati ISA e il concordato preventivo biennale, due anni per la fatturazione elettronica e per i servizi della Riscossione. Oggi la scadenza è una sola per tutti i servizi delegati e cade il 31 dicembre del quarto anno successivo a quello di conferimento, salvo revoca o rinuncia.

La procedura è operativa dall’8 dicembre 2025 ed è esclusivamente telematica: non sono previste modalità analogiche di comunicazione, quindi niente sportello dell’ufficio territoriale, niente invio via PEC, niente codici consegnati ai deleganti. Una scelta motivata dall’Agenzia con esigenze di maggiore sicurezza nell’accesso ai servizi delegati.

Quali servizi si possono delegare

I servizi che rientrano nella delega unica sono quelli elencati nel fac-simile allegato al provvedimento del 2 ottobre 2024:

• i servizi del portale “Fatture e corrispettivi”, selezionabili singolarmente (consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici, consultazione dei dati rilevanti ai fini IVA, registrazione dell’indirizzo telematico, fatturazione elettronica e conservazione delle fatture elettroniche, accreditamento e censimento dispositivi);
• la consultazione del cassetto fiscale delegato, attraverso cui l’intermediario accede ai principali dati fiscali del cliente;
• l’acquisizione dei dati ISA e dei dati per la determinazione della proposta di concordato preventivo biennale;
• i servizi online dell’Agenzia delle entrate-Riscossione, disponibili nell’area riservata Equipro (consultazione della situazione debitoria, richiesta di rateizzazione, adesione alle forme agevolate di pagamento delle cartelle).

Gli intermediari delegabili sono i soggetti indicati all’articolo 3, comma 3, del d.P.R. n. 322 del 1998, ossia gli incaricati della trasmissione telematica delle dichiarazioni per conto di terzi: commercialisti, CAF, consulenti del lavoro, tributaristi. Fanno eccezione due voci – “fatturazione elettronica e conservazione delle fatture elettroniche” e “accreditamento e censimento dispositivi” – che possono essere delegate anche a soggetti che intermediari non sono.

Da segnalare un cambiamento che tocca da vicino chi si appoggia a più professionisti: la delega unica può essere conferita a un massimo di due intermediari per contribuente. Nel sistema precedente il limite era di due per servizio, con la fatturazione elettronica che arrivava a quattro.

Chi può conferire la delega

Le persone fisiche possono conferire la delega per loro stesse oppure per il soggetto che rappresentano, nei casi in cui svolgano la funzione di tutore, curatore speciale o amministratore di sostegno, per il minorenne di cui sono genitori e per il deceduto di cui sono eredi. Per società, enti e altri soggetti diversi dalle persone fisiche provvede il rappresentante legale.

Un caso specifico riguarda le imprese, anche individuali — quindi professionisti e artigiani — sottoposte a procedura concorsuale: qui la delega può essere conferita dal curatore fallimentare o giudiziale, oppure dal liquidatore, previa presentazione del modello AA9/12 o del modello AA7/10.

Come si conferisce la delega

Il conferimento è il primo passaggio da seguire e riguarda l’accordo tra contribuente e intermediario. Può avvenire in forma cartacea, con firma autografa del delegante e copia del documento di identità, oppure elettronica, con una firma conforme al Codice dell’amministrazione digitale. Non è obbligatorio usare il fac-simile dell’Agenzia: va bene qualunque documento che contenga i dati minimi previsti, compreso lo stesso incarico professionale, se al suo interno viene espresso il conferimento della delega.

Come attivarla

L’attivazione, invece, è la comunicazione dei dati all’Agenzia delle Entrate e può essere effettuata dal contribuente o dall’intermediario delegato.

Il contribuente deve entrare nella propria area riservata, accedendo con SPID, CIE, CNS o – per imprese e professionisti che ne siano in possesso – con le credenziali Fisconline o Entratel. Dopodiché occorre segure il percorso: “Il tuo profilo – Deleghe – Intermediari”. Da lì si deve indicare il codice fiscale dell’intermediario, spuntare servizi delegati e confermare l’operazione. Un rimando alla stessa funzionalità è presente anche nell’area riservata cittadini e imprese sul sito della Riscossione.

L’intermediario, invece, deve trasmettere un file xml predisposto secondo le indicazioni del provvedimento del 7 agosto 2025, generabile con una funzionalità web dell’area riservata o con altri software. L’invio può essere per una singola delega oppure massivo, con file che possono contenere fino a 300 comunicazioni, da predisporre con Desktop telematico ed Entratel Multifile.

Attenzione a un dettaglio: durante la compilazione con la funzionalità web non vengono effettuati controlli sui dati inseriti, per ragioni di riservatezza. Ma basta un errore per comportare lo scarto del file.

Se l’elaborazione si conclude positivamente, delegante e intermediario ricevono una notifica in area riservata; il contribuente viene avvisato anche con un messaggio sull’App IO, se l’ha installata e ha autorizzato la ricezione dei messaggi dell’Agenzia. In caso di esito negativo viene rilasciata una ricevuta di scarto con l’indicazione del motivo.

Le firme accettate: la differenza per chi ha la partita IVA

Se il delegante è un soggetto diverso da persona fisica (società, ente, organizzazione) oppure una persona fisica titolare di partita IVA, le uniche firme ammesse sono la firma digitale e la firma elettronica avanzata con CIE, basata sul certificato di firma contenuto nella Carta d’identità elettronica o apposta tramite app CIE Sign.

Se il delegante è una persona fisica non titolare di partita IVA, sono ammesse anche la firma elettronica avanzata con certificato non qualificato – che richiede però la doppia firma, perché il file deve essere sottoscritto anche dall’intermediario, ad attestare il conferimento della delega e l’autenticità della firma del cliente – e la firma elettronica avanzata apposta mediante servizio in convenzione con l’Agenzia delle Entrate.

In sostanza, un professionista o un artigiano con partita IVA deve dotarsi di firma digitale oppure di una CIE con certificato di firma attivo: non esistono alternative.

Modifica, rinnovo, revoca: gli automatismi da conoscere

Il meccanismo che genera più errori è quello della modifica. Trattandosi di una delega unica, ogni variazione dell’elenco dei servizi comporta la sostituzione integrale della delega precedente. Nella nuova comunicazione vanno indicati tutti i servizi, anche quelli già delegati.

Se un contribuente aveva delegato il cassetto fiscale e vuole aggiungere i servizi della Riscossione, deve indicarli entrambi; se indica solo i secondi, la nuova delega vale come revoca del cassetto fiscale. La modifica comporta, poi, l’aggiornamento della data di scadenza.

Il rinnovo proroga la durata senza modifiche e può essere comunicato a partire dai 90 giorni precedenti la scadenza, con effetto dal primo gennaio dell’anno successivo.

La revoca può essere comunicata in qualsiasi momento successivo all’attivazione dal delegante, dall’intermediario delegato o anche da un intermediario diverso, attraverso una funzionalità dedicata. Ha effetto immediato se disposta dal contribuente, mentre se parte dall’intermediario decorre dalla ricezione della ricevuta di attestazione. La rinuncia, esercitabile solo dall’intermediario, riguarda tutti i servizi delegati e ha effetto immediato.

Cosa cambia negli studi professionali

Per chi riceve le deleghe gli adempimenti vanno oltre la raccolta della firma. L’intermediario deve nominare uno o più responsabili della gestione delle deleghe e accettare, una tantum, le condizioni generali di utilizzo dei servizi nella sezione “Adesioni” del proprio profilo. Senza questo passaggio non è possibile trasmettere le comunicazioni né utilizzare i servizi delegati.

Le deleghe acquisite vanno numerate progressivamente e annotate quotidianamente in un registro cronologico, cartaceo o elettronico. L’importante è che siano conservate fino al decimo anno successivo alla data di revoca o scadenza, insieme alla documentazione di identificazione del delegante. L’Agenzia può accedere alle sedi degli intermediari per verificarne la gestione e, in caso di irregolarità, revocare l’abilitazione ai servizi telematici, fermi restando la responsabilità civile e le eventuali sanzioni penali.

Sul fronte del monitoraggio, l’area riservata permette di scaricare in formato csv l’elenco delle deleghe attive con le relative scadenze. Per farlo basta seguire questo percorso: “Il tuo profilo – Deleghe – Intermediari – Chi mi ha delegato”. L’elenco comprende anche le deleghe attivate prima dell’8 dicembre 2025 e ancora efficaci. Si tratta dello strumento più rapido per individuare le posizioni da rivedere prima di febbraio 2027. 

Il transitorio e cosa conviene fare adesso

Le deleghe attive al 5 dicembre 2025 restano valide fino alla loro scadenza naturale, ma comunque non oltre il 28 febbraio 2027. Da quel momento, l’unico titolo che abilita l’intermediario a operare sui servizi online delle due Agenzie è la delega unica.

Sette mesi possono sembrare molti, ma nel mezzo ci sono la chiusura della campagna dichiarativa, le scadenze autunnali e la fine dell’anno. Per gli studi con centinaia di deleghe attive la migrazione è un’attività di back office che richiede un po’ tempo.

Per il singolo professionista o la piccola partita IVA l’operazione è più semplice: basta verificare nella propria area riservata, alla voce “Chi ho delegato”, quali deleghe risultano attive e con quale scadenza, e chiedere al proprio consulente se la posizione è già stata migrata. Se non lo è, l’unica strada è il conferimento di una nuova delega unica, con firma digitale o CIE, e la comunicazione telematica dei dati.