cos’è e come iscriversi al VIES

Il sistema che regola gli scambi IVA dentro l’Unione europea ha i mesi contati. Dal 1° luglio 2030 fatturazione elettronica obbligatoria e rendicontazione quasi in tempo reale manderanno in soffitta gli elenchi riepilogativi, e il VIES diventerà una banca dati centrale gestita da Bruxelles. Fino ad allora, però, le regole restano quelle di oggi, ed è su quelle che si gioca la possibilità di lavorare con un cliente tedesco o spagnolo. Ma a chi serve davvero una partita IVA intracomunitaria?

Intanto occorre una precisazione doverosa: la partita IVA intracomunitaria non è una partita IVA diversa. È una normale partita IVA italiana abilitata alle operazioni intracomunitarie tramite VIES, il sistema che permette agli operatori UE di verificare se la partita IVA risulta autorizzata agli scambi intra UE. Cos’è, come ottenerla e come iscriversi al VIES: ne abbiamo parlato con Salvatore Forastieri, già giudice della Corte di giustizia tributaria, garante del contribuente e dirigente superiore al ministero delle Finanze e all’Agenzia delle Entrate.

Cos’è la partita IVA intracomunitaria

La partita IVA intracomunitaria è una normale partita IVA italiana abilitata a fare operazioni con soggetti IVA di altri Paesi dell’Unione Europea. Per poter operare come soggetto intracomunitario, la partita IVA deve essere inclusa nel sistema VIES, il sistema europeo che consente di verificare le partite IVA abilitate agli scambi intracomunitari.

“Va ricordato – precisa Forastieri – che non esiste un numero di partita IVA speciale, un codice comunitario. La partita IVA rilasciata dall’Agenzia delle Entrate, qualora il contribuente abbia richiesto l’iscrizione nel registro VIES (Vat Information Exchange System), è valida in tutto il territorio europeo e consente, seguendo le disposizioni previste dalla legge, qualunque operazione intracomunitaria, ossia cessioni (non imponibili ad IVA) ed acquisti (con il pagamento dell’imposta a carico del cessionario)”.

Chi ha una partita IVA italiana, del resto, può lavorare anche all’estero: l’abilitazione intracomunitaria è lo strumento che rende regolari quegli scambi all’interno dell’Unione.

Partita IVA intracomunitaria, come ottenerla tramite domanda all’Agenzia delle Entrate

Partita IVA intracomunitaria, come ottenerla? Secondo quanto previsto dall’articolo 35 del D.P.R. 633/72, entro 30 giorni da quando si inizia un’attività che rientra nell’ambito di applicazione dell’IVA deve essere presentata un’apposita dichiarazione all’Ufficio delle Entrate territorialmente competente.

“Sulla base della presentazione della dichiarazione di inizio attività – spiega l’esperto – l’ufficio locale dell’Agenzia delle Entrate attribuisce il numero di partita IVA che individua la posizione ai fini dell’imposta sul valore aggiunto. I soggetti che non svolgono attività soggette ad IVA sono individuati con il codice fiscale. Come inizio attività non deve intendersi il compimento della prima operazione attiva, bensì l’effettuazione di qualunque operazione, quindi anche passiva, riconducibile all’attività, professionale o d’impresa, che si intende cominciare a svolgere”.

La dichiarazione di inizio attività può essere presentata direttamente all’Ufficio delle Entrate, con raccomandata allegando copia del documento d’identità oppure via PEC, ma solo se si tratta di persona fisica o di persona giuridica non obbligata all’iscrizione nel registro delle imprese. Negli altri casi la presentazione deve avvenire in via telematica, direttamente oppure tramite un intermediario abilitato.

Chi non è ancora titolare di partita IVA e intende operare all’interno dell’Unione europea può quindi dichiarare la volontà di essere incluso nel VIES già al momento dell’apertura. È una scelta che si somma alle altre da compiere in quella fase, dall’individuazione del codice ATECO al regime fiscale e contributivo: tutti elementi che, se sbagliati, condizionano l’attività negli anni successivi, ed è il motivo per cui in questa fase il supporto di un commercialista fa la differenza.

Partita IVA intracomunitaria, iscrizione al VIES

L’inclusione nel Registro VIES è condizione indispensabile per l’effettuazione di operazioni, cessioni o acquisti, intracomunitarie. L’iscrizione è gratuita.

“Il comma 2, lettera e-bis, del citato articolo 35 – ricorda l’esperto tributarista – prevede che coloro i quali intendono effettuare attività in ambito intracomunitario sono tenuti a comunicarlo con l’istanza di attribuzione della partita IVA. In quest’ultimo caso, comunicando cioè l’opzione per l’effettuazione di operazioni intracomunitarie, avviene l’immediata inclusione nella banca dati dei soggetti passivi che effettuano operazioni intracomunitarie, di cui all’articolo 17 del regolamento (CE) n. 904/2010, del Consiglio, del 7 ottobre 2010“.

Stante la peculiarità dell’applicazione dell’IVA negli scambi intracomunitari, i controlli dell’Agenzia delle Entrate, anche per evitare frodi, sono abbastanza penetranti.

“Come prevede il comma 15-bis dell’articolo 35 – spiega Forastieri – l’attribuzione del numero di partita IVA determina l’esecuzione di riscontri automatizzati per l’individuazione di elementi di rischio connessi al rilascio dello stesso, anche per verificare che i dati forniti dai soggetti per la loro identificazione ai fini dell’IVA siano completi ed esatti”. In caso di esito negativo, l’Ufficio emana provvedimento di cessazione della partita IVA e provvede all’esclusione della stessa dalla banca dati dei soggetti passivi che effettuano operazioni intracomunitarie.

Forastieri ricorda inoltre quanto disposto dal Direttore dell’Agenzia delle Entrate con il Provvedimento 178713/2025 del 14 aprile 2025: i soggetti non residenti in uno Stato membro dell’Unione europea o in uno degli Stati aderenti allo Spazio economico europeo che adempiono gli obblighi in materia di imposta sul valore aggiunto tramite un rappresentante fiscale nominato ai sensi dell’articolo 17, terzo comma, del D.P.R. 633/1972 sono tenuti a prestare idonea garanzia, ai sensi dell’articolo 35, comma 7-quater, del medesimo decreto, per richiedere o mantenere l’inclusione nella banca dati VIES.

“Deve essere pure presentata polizza fideiussoria o fideiussione bancaria per la durata di tre anni e per un importo non inferiore a 50.000 euro, o d’importo maggiore in caso di esistenza di debiti fiscali legati a violazioni precedentemente commesse, nel caso di soggetti esclusi dalla banca dati di coloro che effettuano operazioni intracomunitarie e che chiedono nuovamente la partita IVA“, conclude.

Come iscriversi al VIES se la partita IVA è già attiva

Chi dispone già di una partita IVA attiva può chiedere l’inclusione nel VIES compilando il modello AA7 per le società di capitali o di persone, oppure il modello AA9 per i titolari di partita IVA individuale e i lavoratori autonomi. Va barrata la casella del quadro I, dedicato alle operazioni intracomunitarie.

L’invio avviene per via telematica tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate oppure attraverso un intermediario abilitato. In entrambi i casi la registrazione non comporta costi.

Come verificare una partita IVA intracomunitaria

Per verificare una partita IVA comunitaria, cioè per accertare la legittimità della non imponibilità dell’operazione, si utilizza il servizio online dell’Agenzia delle Entrate oppure il portale VIES della Commissione europea.

È una verifica che conviene fare prima di emettere fattura: se la controparte non risulta inclusa nella banca dati, l’operazione non può essere trattata come cessione intracomunitaria non imponibile.

Lo strumento consente tre operazioni:

• la verifica partita IVA, per controllare se il numero a disposizione è valido oppure se si sta fatturando a una partita IVA intracomunitaria non abilitata;
• la ricerca di una partita IVA intracomunitaria, per risalire dal nome dell’azienda al codice IVA di riferimento;
• la cancellazione della partita IVA intracomunitaria (la cancellazione dall’archivio può essere richiesta anche dai titolari stessi, quando non siano più interessati agli scambi economici comunitari).

Quando si viene esclusi dalla banca dati VIES

Se si vogliono porre in essere operazioni intracomunitarie occorre non solo comunicarlo, in pratica esercitando un’opzione, all’Agenzia delle Entrate al momento dell’inizio attività. “È necessario anche rispettare alcune regole, non solo quelle di cui al citato provvedimento del 2025, ma anche quelle che stabiliscono l’obbligo dell’applicazione dell’IVA sugli acquisti con un sistema simile al reverse charge, nonché la presentazione dei modelli Intrastat”.

“Questi elenchi – sottolinea Forastieri – servono per effettuare un controllo incrociato tra l’ammontare degli acquisti e delle vendite, acquisti e cessioni intracomunitarie, effettuati dall’operatore italiano presso altri Paesi europei e l’ammontare degli acquisti e delle vendite dichiarati con gli stessi modelli Intrastat dagli altri soggetti operatori di altri Paesi della UE”.

Sono indispensabili, in particolare, da quando, a decorrere dal 1° gennaio 1993, con il D.L. n. 331 del 30 agosto 1993, convertito con la legge 29 ottobre 1993 n. 427, sono state abolite le frontiere tra gli Stati aderenti alla UE, con il conseguente venir meno dei controlli delle dogane e delle bollette di importazione. Controlli e adempimenti che invece continuano a essere obbligatori, anche con l’applicazione dell’IVA al momento dell’introduzione della merce nel nostro Paese, nel caso di importazioni, ossia di acquisti da Paesi extracomunitari.

Cosa succede se un contribuente non presenta alcun elenco riepilogativo Intrastat per quattro trimestri consecutivi successivi alla data di inclusione nella banca dati? “Si presume – risponde Forastieri – che il soggetto passivo non intenda più effettuare operazioni intracomunitarie e a tal fine l’Agenzia delle Entrate procede all’esclusione della partita IVA dalla banca dati VIES, previo invio di apposita comunicazione al soggetto passivo”.

Gli elenchi riepilogativi vanno inoltre conservati, perché possono essere oggetto di controllo successivo.

Chi sono i professionisti che aprono una partita IVA intracomunitaria

I professionisti che più spesso ne hanno bisogno sono quelli che lavorano con aziende o clienti nell’Unione Europea, per esempio:

• programmatori, sviluppatori e informatici, con clienti o aziende in Germania, Francia, Spagna e così via;
• grafici, web designer e UX/UI designer;
• marketing specialist, social media manager e agenzie pubblicitarie;
• consulenti aziendali, finanziari e commerciali;
• commercialisti, consulenti del lavoro e altri professionisti B2B;
• traduttori e interpreti;
• fotografi e videomaker che lavorano per aziende UE;
• architetti, ingegneri e progettisti, quando prestano determinati servizi a clienti UE;
• e-commerce e commercianti che acquistano o vendono beni all’interno dell’UE;
• formatori e consulenti online, quando lavorano con imprese UE.

Attenzione, però. Non è una forma di partita IVA scelta in base alla professione. Serve soprattutto quando il lavoro comporta rapporti commerciali con soggetti IVA di altri Paesi UE.

Si prenda l’esempio di un freelance italiano che fa sviluppo software e viene ingaggiato da una società tedesca. La società tedesca può verificare la sua partita IVA intracomunitaria nel VIES e, se l’operazione rientra nelle regole B2B intracomunitarie, il freelance emette la fattura secondo la disciplina prevista per le prestazioni verso un soggetto UE.

Un altro caso ricorrente è quello di chi vende attraverso i marketplace: aprire un account di logistica europea per distribuire i propri prodotti in più Paesi UE presuppone l’abilitazione agli scambi intracomunitari.

Partita IVA intracomunitaria e fatturazione elettronica

Le operazioni con controparti estere vanno comunicate all’Agenzia delle Entrate attraverso il Sistema di interscambio, con gli stessi tracciati della fattura elettronica. L’obbligo ha sostituito il vecchio esterometro, l’invio periodico separato dei dati delle operazioni transfrontaliere.

Per le cessioni e le prestazioni verso soggetti UE il documento va quindi generato in formato XML e trasmesso allo SdI, con il codice destinatario convenzionale previsto per le controparti estere. La fattura vera e propria continua a poter essere consegnata al cliente europeo nelle forme d’uso, perché lo SDI non recapita il documento all’estero: l’invio al Sistema di interscambio assolve l’obbligo comunicativo verso l’Amministrazione finanziaria, non sostituisce la consegna commerciale.

Partita IVA intracomunitaria: vantaggi e obblighi

Conviene chiedere l’inclusione nel VIES? La domanda è mal posta, perché per chi effettua operazioni intracomunitarie non si tratta di una facoltà, ma di una condizione necessaria: operare con soggetti UE senza essere inclusi nella banca dati espone a contestazioni.

Dal punto di vista dei vantaggi, l’abilitazione consente di ampliare il perimetro dell’attività oltre i confini nazionali senza costi aggiuntivi rispetto alla normale attribuzione della partita IVA. È utile in particolare a chi gestisce un’attività online, un e-commerce di prodotti italiani o un’attività con fornitori in altri Paesi membri.

Le cessioni intracomunitarie costituiscono, come le esportazioni, operazioni non imponibili: concorrono alla determinazione del volume d’affari, ma non scontano IVA e non limitano il diritto alla detrazione. Sul fronte degli obblighi restano la presentazione dei modelli Intrastat, l’applicazione dell’imposta sugli acquisti con il meccanismo dell’inversione contabile e la conservazione della documentazione.

Cosa cambia dal 2030 con la riforma VIDA

L’impianto descritto fin qui è destinato a essere superato. Il pacchetto ViDA, acronimo di VAT in the Digital Age, approvato in sede ECOFIN nel marzo 2025 ed entrato in vigore nell’aprile successivo, riscrive il modo in cui le operazioni intracomunitarie vengono comunicate alle amministrazioni finanziarie.

Il passaggio centrale è fissato al 1° luglio 2030: da quella data la fatturazione elettronica diventa obbligatoria per le operazioni B2B tra imprese di Stati membri diversi, accompagnata da un sistema di rendicontazione digitale quasi in tempo reale, il Digital reporting requirement. I dati dell’operazione dovranno essere trasmessi all’amministrazione entro pochi giorni e l’obbligo riguarderà tanto il cedente quanto il cessionario. La conseguenza diretta è il superamento degli elenchi riepilogativi ai fini IVA, cioè proprio dello strumento su cui poggia oggi il controllo incrociato tra Paesi.

Cambia anche il VIES. Accanto agli archivi nazionali nasce un VIES centrale, gestito dalla Commissione europea, destinato a raccogliere sia i dati identificativi dei soggetti passivi sia le operazioni comunicate attraverso il nuovo sistema. La fase di progettazione tecnica è in corso e la convergenza dei sistemi nazionali verso lo standard europeo è attesa entro il 2035: anche il tracciato XML italiano, per quanto l’Italia sia stata la prima in Europa a dotarsi di un sistema di interscambio, dovrà allinearsi.

Per chi si iscrive oggi al VIES la conseguenza pratica è una sola, ma non irrilevante: l’orizzonte degli strumenti di fatturazione va scelto tenendo conto che entro quella scadenza dovranno dialogare con un sistema europeo.

Domande frequenti